Proje belgelendirmesi, proje yönetiminin hayati bir parçasıdır. Dokümantasyonun temel iki işlevi bunu doğrular: proje gereksinimlerinin karşılandığından emin olmak ve ne yapıldığı, kimin tarafından yapıldığı ve ne zaman yapıldığı ile ilgili izlenebilirlik oluşturmak.
Proje dokümantasyonu, proje yöneticisinin projenin geliştirme sürecinde oluşturduğu bir dokümanlar bütünüdür. Proje ekibinin, bir proje planı, programı ve bütçesi dahil olmak üzere bu tür belgeler için belirli prosedürleri, özellikleri ve yönergeleri izlemesi beklenir.
Dokümantasyon hem bireysel doküman hem de tüm proje dokümantasyonu için kalite, izlenebilirlik ve geçmişin temelini oluşturmalıdır. Dokümantasyonun iyi düzenlenmiş olması önemlidir.
Genel olarak proje belgelendirmesi şunları içerir:
- Proje dokümantasyonun ilk aşaması fizibilite raporudur. Bir fizibilite raporunun amacı, görev gereksinimlerini araştırmak ve sergilemek ve projenin değerli ve uygulanabilir olup olmadığını belirlemektir.
- Proje başlatma belgesi bazen projeye genel bakış bildirimidir. Bu belge, projenin temellerini atan, bir projenin üst düzey planlama bileşenlerini içerir. Ekibi projenin hedeflerine bağlayan ve kilometre taşlarında bir gezgin olarak rehberlik eden bir işleve sahiptir. Projenin resmi onayıdır.
- Gereksinimleri tanımlama belgesi, geliştirilecek sistemin eksiksiz bir açıklamasıdır. Ekibin sistemle yapacakları tüm etkileşimleri ve işlevsel olmayan gereksinimleri içerir.
- Tasarım belgesi, sistemin yüksek veya düşük düzeyli tasarım bileşenlerini gösterir. Üst düzey tasarım için kullanılan tasarım belgesi, alt düzey tasarım ayrıntılarını içerecek şekilde kademeli olarak gelişir. Bu belge, sistemin mimari stratejilerini açıklamaktadır.
- Bir iş planı, projeyi teslim etmek için gereken aşamaları, faaliyetleri ve görevleri belirler. Bir projeyi teslim etmek için gereken zaman çerçevelerinin yanı sıra kaynaklar ve kilometre taşları da bir iş planında gösterilir. Çalışma planı, proje boyunca sürekli olarak anılır. Gerçek ilerleme, belirtilen plana göre günlük olarak gözden geçirilir ve bu nedenle, projeleri başarılı bir şekilde teslim etmek için en kritik belgedir.
- İzlenebilirlik matrisi, gereksinimin yerine getirildiğini doğrulamak için gereken testlere kadar bir gereksinimi izleyen bir tablodur. Yararlı bir izlenebilirlik matrisi, geriye ve ileriye doğru izlenebilirlik sağlar.
Kuruluşumuz tarafından işletmelere verilen büyük projeler ve finansman hizmetleri arasında operasyon takibi hizmetleri kapsamında proje belgelendirmesi hizmetleri de bulunmaktadır.
